Accel Documentsの「コンテンツの一括登録/更新」ジョブを使用した文書の登録

はじめに

本CookBookでは Accel Documentsの「コンテンツの一括登録/更新」ジョブを使用した文書の登録方法をご紹介します。
この機能を用いることで複数の文書/フォルダをまとめて登録したり、複数の文書のアクセス権や属性などをまとめて変更するなどが実現できます。

インポートファイルのサンプルを用いた登録手順を記載しております。

以下の手順で実施します。

1. csvファイル作成
2. ジョブの実行
3. 実行結果確認

前提条件

このサンプルの利用には下記の前提条件があります。

• テナント環境セットアップメニューからサンプルデータのインポートが行われていること

• サンプルユーザに下記のライセンスが付与されていること

  • FADSD / Accel Documents

• 対象の環境に下記の製品・機能が導入済みであること

  • intra-mart Accel Documents

• 下記のオブジェクトが文書管理画面上に存在していること。（キャビネットについてはサンプルデータのキャビネットのリネームを推奨します）

  • キャビネット：sample_cabinet
    • 対応手順例：キャビネット管理→キャビネット属性編集画面の名前を更新
  • ドロワ：sample_drawer
    • 対応手順例：キャビネット管理→ドロワ一覧→メニューから属性編集→ドロワ属性編集の名前を更新
  • フォルダ：sample_folder
    • 対応手順例：文書管理→sample_drawerを選択→フォルダを選択しメニューから属性編集→属性編集で名前を更新

なお、このCookBookはAccel Documentsの利用方法を理解している読者向けの記事です。

サンプル

下記のサンプルをダウンロードしてご利用ください。
ダウンロードしたサンプルはCドライブ直下で解凍し、「C:/sample」という構造が存在するようにしてください。

一括登録対象データ：cookbook212747_iad_sample.zip

本手順にて最終的にキャビネット上に作成されるフォルダ構造

本CookBookでは最終的に下記のフォルダ構造をキャビネット上に作成することを目的としています。

sample_cabinet
　└sample_drawer
　　└sample_folder
　　　├sample_document1.txt
　　　└sample_folder2
　　　　├sample_document2.txt
　　　　└sample_document3.txt

登録される文書それぞれのアクセス権は下記です。

• sample_folder

• sample_folder2

• sample_document1.txt

• sample_document2.txt

• sample_document3.txt

csvファイル作成

ジョブ実行時に読み込む設定ファイルを作成します。

下記のルールで作成します。

• ファイルの1行目はコメントを記述

• ファイルの2行目は設定項目の識別子

• ファイルの3行目以降から登録/更新を行う文書やフォルダについての情報を1行ずつ記載

下記のサンプルcsvをコピーしたcsvファイルを作成してください。
※3行目以降に記載されているobjectIdが作成した環境と異なる場合は、作成した環境に合わせたものに書き換えてください。

sample.csv
contentsPath,iadPath,classId,objectId,kn:objectName,kn:description,access:all,access:write,access:read
,sample_drawer,kn:folder,kn:folder-7,,,kn_user:aoyagi,\0,kn_user:ueda
,sample_drawer/sample_folder,kn:folder,,sample_folder2,sample,\0,kn_user:aoyagi,kn_user:ueda
sample.txt,sample_drawer/sample_folder,kn:document,,sample_document1.txt,sample1,\0,kn_user:aoyagi|kn_user:ueda,
sample2.txt,sample_drawer/sample_folder/sample_folder2,kn:document,,sample_document2.txt,sample2,,kn_user:aoyagi,\0
sample3.txt,sample_drawer/sample_folder/sample_folder2,kn:document,,sample_document3.txt,sample3,,,

上記コピー用のサンプルcsvについての各行の説明は下記です。

• 1行目

  • コメントの記述

• 2行目

  • 文書登録時に設定する各種値の種類を表すヘッダ行。設定可能な値については「intra-mart Accel Documents コンテンツ一括登録・更新仕様書」をご参照ください。（プロダクトファイルダウンロードから取得可能です。）

• 3行目

  • sample_folderの設定値の更新を行っている行。

• 4行目
  • sample_folder2の作成を行っている行。

• 5行目
  • sample_document1の作成を行っている行。

• 6行目　
  • sample_document2の作成を行っている行。

• 7行目　
  • sample_document3の作成を行っている行。

一括登録時のアクセス権（access:all、access:write、access:read）については下記の条件で決定されます。

ジョブの実行

下記画面へ遷移します。

「サイトマップ」 > 「テナント管理」 > 「ジョブ管理」 > 「ジョブネット設定」 > 「intra-mart Accel Documents-コンテンツの一括登録/更新」

ジョブ実行時のパラメータを設定します。

各キーの値の説明は下記です。
値は参考値ですので適宜環境に合わせて読み替えてください。

• cabinetId

  • 操作を行う対象のキャビネットのID。1000000から始まりキャビネットを増やすたびにインクリメントされる。今回は環境構築後すぐにサンプルデータセットアップを行った想定のため値に1000000をセット

• contentsRootPath

  • csvファイル内のcontentsPathの起点となるパス。今回はダウンロードして解凍した一括登録対象データ内のsampleフォルダををCドライブ直下に配置した想定のためC:/sampleをセット。

• csvPath

  • 読み込むcsvファイルの配置先。今回はcsvファイルを「C:/importCsv/」に配置した想定のためC:/importCsv/sample.csvをセット。

• execUser

  • 処理ユーザとして履歴に登録されるユーザ。hayashiをセット。hayashiがキャビネット管理者でない場合はキャビネット管理者に設定する。

設定可能なパラメータの詳細については「intra-mart Accel Documents コンテンツ一括登録・更新仕様書」をご参照ください。（プロダクトファイルダウンロードから取得可能です。）

実行結果確認

ジョブの実行結果について確認する。

• ジョブネットモニタ
  

• sample_folderのアクセス権の確認
  
  

• sample_folder2の作成とアクセス権の確認
  
  

• sample_document1の作成とアクセス権の確認
  
  

• sample_document2の作成とアクセス権の確認
  
  

• sample_document3の作成とアクセス権の確認
  
  

まとめ

本CookBookでは Accel Documentsの「コンテンツの一括登録/更新」ジョブを使用したコンテンツの登録方法をご紹介しました。
文書を登録する際の手段の一つとして。是非ご活用ください。